📘 Panduan Pengguna OCTA Web

Dokumentasi lengkap & walkthrough untuk pengguna OCTA Platform — sistem terintegrasi operasional Tirta Nusa Group.

v0.1 CodeIgniter 3 User: Tamu

Tujuan Aplikasi

OCTA Web (Operational Control & Tracking Application) adalah sistem terintegrasi internal Tirta Nusa Group untuk mengelola seluruh aktivitas operasional perusahaan pelayaran dan barging. Aplikasi ini menyatukan modul-modul yang sebelumnya terpisah ke dalam satu platform tunggal.

Misi

Operasional Real-Time

Monitoring aktivitas armada, asset, dan inventory dalam satu dashboard.

Integrasi

HRIS, Accurate, PWA

Tersambung dengan sistem akuntansi, HR, dan aplikasi lapangan.

Pengguna

Multi-Role

Karyawan operasional, Manager, Admin, dan IT.

Coverage

STN · TNB · SNB

Multi-company dengan database Accurate terpisah.

Cara Akses & Login

Buka browser (Chrome/Edge/Firefox terbaru) dan ke URL: https://octa.tirtanusa.id untuk production, atau https://dev.tirtanusa.id untuk development.
Masukkan User ID dan Password yang diberikan tim IT. Jika belum punya akun, hubungi IT support (info di bawah).
Pilih Environment di toggle bawah login — LIVE untuk data sebenarnya, DEV untuk testing.
Klik Sign In. Sistem akan mengarahkan ke halaman dashboard utama setelah verifikasi.
Akses menu tersedia di sidebar kiri sesuai role yang diberikan administrator.

Tip: Aktifkan "Remember Me" agar tidak perlu login ulang setiap kali buka. Sesi otomatis berakhir setelah tidak aktif beberapa jam.

Perhatian: Jangan share kredensial Anda. Setiap aktivitas akan tercatat pada log audit berdasarkan user ID yang login.

Masalah Umum & Solusinya

🔑 Lupa password / tidak bisa login

▼

Pastikan Caps Lock tidak aktif dan keyboard layout sesuai.
Cek environment toggle: jika di-set ke DEV, password berbeda dari LIVE.
Hubungi IT support via WhatsApp untuk reset password. Reset hanya bisa dilakukan oleh admin.

⏱️ Sesi tiba-tiba expired / logout otomatis

▼

Sesi OCTA Web berakhir setelah periode tidak aktif tertentu untuk alasan keamanan. Solusi:

Login kembali — data yang belum disimpan akan hilang, jadi biasakan save berkala.
Jangan biarkan tab terbuka tanpa aktivitas terlalu lama.

🐢 Halaman lambat / blank / tidak load

▼

Refresh paksa dengan Ctrl + F5 (Windows) atau Cmd + Shift + R (Mac) untuk clear cache.
Cek koneksi internet — OCTA butuh koneksi stabil ke server kantor.
Coba browser lain (rekomendasi: Chrome atau Edge versi terbaru).
Buka DevTools (F12) → tab Console, screenshot error berwarna merah, kirim ke IT.

🚫 "Access Denied" saat buka menu

▼

Setiap menu di OCTA terikat dengan role pengguna. Jika muncul Access Denied:

Konfirmasi ke atasan langsung apakah Anda seharusnya punya akses ke menu tersebut.
Jika ya, minta atasan kirim email ke IT untuk update role di tabel tr_user_role.
Setelah role di-update, logout dan login ulang untuk refresh session.

🔄 Data Accurate tidak sinkron

▼

OCTA terhubung ke Accurate via API. Jika ada selisih data:

Tunggu beberapa menit — sync berjalan otomatis dengan jeda tertentu.
Cek company yang dipilih: STN/TNB menggunakan Accurate private, SNB Accurate online.
Hubungi IT untuk trigger manual sync jika perlu segera.

📁 File upload gagal / preview tidak muncul

▼

Pastikan ukuran file ≤ 10 MB dan ekstensi diizinkan (PDF, JPG, PNG, XLSX, DOCX).
File disimpan di Backblaze. Jika preview gambar tidak muncul, refresh halaman atau cek koneksi.
Nama file sebaiknya tidak mengandung karakter khusus (# % & * { } \ : < > ?).

📲 Notifikasi WhatsApp tidak masuk

▼

Cek nomor WhatsApp di profil — pastikan format internasional 62xxxx tanpa +.
WA bot kantor mengirim dari nomor resmi — simpan ke kontak agar tidak masuk spam.
Antrian pesan bisa delay 1-2 menit pada jam sibuk.

Kontak Bantuan

Jika masalah tidak terselesaikan oleh self-help di atas, hubungi tim IT dengan detail sebanyak mungkin (screenshot, URL halaman, langkah reproduksi).

💬

IT Support — WhatsApp Group Channel utama untuk laporan bug & request akses

📧

Email: it@tirtanusa.co.id Untuk request resmi (akses, perubahan role, training)

📞

Ext. IT Tirta Nusa Jam kerja Senin–Jumat 08:00–17:00 WIB

Saat lapor masalah, sertakan:
1) Screenshot tampilan error 2) URL halaman saat error 3) User ID & company yang sedang login 4) Browser & versi yang dipakai 5) Langkah yang dilakukan sebelum error.

Tentang OCTA Web

OCTA Web adalah single source of truth untuk operasional Tirta Nusa Group. Dirancang agar tim ops, finance, safety, dan IT dapat bekerja di platform yang sama tanpa perlu input ulang data ke sistem berbeda.

Visibilitas real-time: dashboard live tracking armada, fuel consumption, dan progress maintenance.
Workflow approval: permintaan dan disposisi berjalan digital, tanpa kertas.
Integrasi: data otomatis sync ke Accurate (akuntansi) dan HRIS (kepegawaian).
Multi-company support: STN, TNB, SNB dengan akses terpisah per role.

Tech Stack

Backend

PHP 7.x · CodeIgniter 3

Framework MVC server-side

Database

MySQL (db_aruna)

Tabel terpusat + views aggregator

UI Framework

jQuery EasyUI

Theme: ui-cupertino, custom modern overrides

File Storage

Backblaze B2 (S3-compatible)

Upload image/file maintenance

Calendar

FullCalendar 3.9

Schedule maintenance & docking

Charts

ECharts · Highcharts

Visualisasi dashboard

Cara Pakai Halaman Ini

Pilih Tab di atas sesuai kebutuhan: Pengantar untuk first-time user, How-To untuk langkah-langkah, Modul untuk daftar fitur, dst.
Klik header Accordion untuk expand panduan tertentu. Item lain akan tetap di posisinya.
URL deep-link tersedia: ?tab=howto#h2 akan langsung membuka tab How-To dan scroll ke item h2.
Klik tombol 📘 Guide floating di pojok kanan-bawah saat browsing OCTA — akan kembali ke halaman ini sesuai konteks halaman aktif.
Print halaman ini dengan Ctrl + P — versi cetak akan menampilkan semua tab terbuka secara penuh.

Ringkasan Arsitektur

OCTA mengikuti pattern MVC standar CodeIgniter 3, dengan tambahan single-page tab navigation di front-end via EasyUI tabs.

📁 Struktur Folder

▼

Octaweb/
├── application/
│   ├── controllers/      // MVC controllers (Aruna, Asset, Finance, ...)
│   ├── models/           // Database & API logic (Mmaster, Mfinance, ...)
│   ├── views/            // PHP/HTML templates
│   │   ├── aruna_view.php   // MASTER LAYOUT (sidebar+tabs)
│   │   ├── aruna_login2.php
│   │   ├── aruna_documentation.php  // halaman ini
│   │   └── {asset,finance,inventory,safety,it}/
│   ├── config/
│   │   ├── development/config.php  // env DEV
│   │   └── production/config.php   // env LIVE
│   └── sql/                 // migration scripts
├── asset/
│   ├── js/aruna_js.js       // JS utama (refresh, datagrid, helpers)
│   ├── css/
│   └── plugins/easyui/      // EasyUI bundle
└── system/                  // CodeIgniter core (jangan diubah)

🎛️ Controller Utama

▼

Controller	Tanggung Jawab
`Aruna`	Entry point, auth, sidebar menu, dashboard, helpers
`Dashboard`	Dashboard self-service, widget, view embed
`Asset`	Ship/equipment, maintenance schedule, plan & completed
`Finance`	TCA, Reimbursement, Settlement, Petty Cash, Approval
`Safety`	Observation Card, PTW, Incident, Inspection
`Inventory`	Stock, Opname, Receive Item, Accurate sync
`Operation`	Tools quick entry (shipping, stevedoring, logbook)
`Docking`	Port docking operations
`Document`	ISO IMS, document management
`It`	IT tools, WhatsApp, internal checklist
`ApprovalEngine`	Workflow approval generic
`FormioGenerator` · `FormioCrud`	Dynamic form (FormIO based)
`Master`	Master data CRUD
`Documentation`	Portal ini (Anda di sini)

🗄️ Database Tables Utama

▼

Tabel	Deskripsi
`ms_user` + `ms_user_profile`	Akun & profil pengguna
`tr_user_role` + `ms_role`	Mapping user → role(s)
`ms_app_menu` + `ms_role_menu`	Definisi menu & access control per role
`tr_user_company` + `tr_company`	Mapping user → company (STN/TNB/SNB)
`ms_fleet`	Master kapal/armada
`tr_asset_equipment`, `_detail`, `_relation`	Equipment kapal dan part
`tr_asset_maintenance_transaction`	Histori maintenance completed
`vw_predictive_maintenance`	View jadwal maintenance otomatis
`vw_hris_employees_summary`	View data karyawan dari HRIS

⚙️ Config & Environment

▼

OCTA punya dua environment, di-switch via cookie env_mode:

Key	Development	Production
`url`	dev.tirtanusa.id	octa.tirtanusa.id
`api`	api2.tirtanusa.id	api.tirtanusa.id
`hris`	hris2.tirtanusa.id	hris.tirtanusa.id
`pwa`	pwa2.tirtanusa.id	pwa.tirtanusa.id
`url-accurate-private`	q96qvd.pvt1.accurate.id (STN/TNB)
`url-accurate-online`	iris.accurate.id (SNB)
`minio-base-url`	f005.backblazeb2.com/file/Tirta-Nusa

🎨 Layout Pattern

▼

aruna_view.php — master layout: sidebar accordion menu, top bar dengan user info, area tab konten utama.
Halaman dibuka sebagai tab via JS addTab(title, url, icon, parentId, id). Konten di-load via AJAX ke dalam tab body.
EasyUI strip <head> saat AJAX-load — semua style harus di dalam <body>.
Helper JS global: refreshData*(), getFilterValue(), insertRow*(), ada di asset/js/aruna_js.js.

Flow Internal Aplikasi

Tab ini berisi alur teknis utama OCTA. Klik judul untuk expand detail.

🔐 Authentication Flow

▼

User submit form login → Aruna/login_user POST endpoint.
Controller verifikasi user_id + MD5(password) terhadap ms_user, cek active_from & active_to.
Cek environment cookie (env_mode): credentials database berbeda untuk LIVE vs DEV.
Jika valid, panggil setSession() — populate $_SESSION['user']['role'], ['company'], ['hris'], ['fullname'].
Redirect ke Aruna → render master layout aruna_view.php.

Note: setiap controller yang butuh auth memanggil require_login_or_redirect() di method-nya untuk hard-redirect kalau session hilang.

🧭 Menu Access Control

▼

Setelah login, sidebar di-build via Aruna::initUserMenu().
Query: ms_app_menu JOIN ms_role_menu WHERE ms_role_id IN (user roles).
Menu parent otomatis ikut di-include kalau children-nya granted.
Output JSON tree dirender oleh EasyUI accordion + tree.
Click menu → addTab() dengan URL menu_link.

📜 CRUD + Approval Workflow

▼

User submit dokumen (mis. TCA, Settlement) → status Draft.
Pindah status ke Submitted → trigger workflow di ApprovalEngine.
ApprovalEngine baca rule approval dari konfigurasi (per modul/jenis dokumen).
Email/WA notifikasi kirim ke approver berdasarkan role & level.
Approver buka dokumen → klik Approve/Reject → status bergerak ke level berikut atau Final.

🔗 Integrasi Accurate

▼

Mmaster::apiAccurate() dipanggil dengan $db = STN/TNB/SNB.
URL endpoint diambil dari config — url-accurate-private untuk STN/TNB, url-accurate-online untuk SNB.
Header: Authorization Bearer + X-Session-ID per database.
cURL request → parse response → return ke caller.

📷 File Upload (Backblaze)

▼

Form upload di front-end (Dropzone / native file input).
File POST ke endpoint Octaapi → diteruskan ke Backblaze B2 (S3-compatible).
File key (mis. Maintenance/live/...) disimpan di tabel image (tr_asset_maintenance_transaction_detail_image).
Saat display, URL di-build: https://f005.backblazeb2.com/file/Tirta-Nusa/{key}.

📅 Predictive Maintenance Schedule

▼

View vw_predictive_maintenance menghitung jadwal maintenance otomatis berdasarkan hour_meter atau interval_value (DAYS/HOUR).
Asset::initDataAssetShipMaintenance() query view ini per bulan + filter fleet/company.
Aggregate ke FullCalendar event: Schedule (biru), Overdue (merah), Completed (hijau).
Klik event → modal Schedule Detail dengan item list dari tr_asset_maintenance_transaction_detail.

Panduan Step-by-Step

Pilih kategori sesuai role Anda. Klik judul accordion untuk lihat langkah detail.

👤 Untuk Karyawan / Operasional

🚪 Login pertama kali ke OCTA

Karyawan Login ~1 menit

▼

Buka browser, akses https://octa.tirtanusa.id.
Masukkan User ID dan Password dari IT.
Pastikan toggle environment ada di LIVE.
Klik Sign In — sistem akan masuk ke halaman utama.

Tip: Ganti password default Anda segera melalui menu profil di pojok kanan atas.

🔑 Ganti password

Karyawan Profile ~1 menit

▼

Klik foto profil di pojok kanan atas sidebar.
Pilih menu Change Password.
Isi password lama, lalu password baru (minimal 6 karakter).
Re-type password baru, klik Change.

🔄 Switch environment LIVE ↔ DEV

Karyawan Sistem ~30 detik

▼

Cari toggle System Environment di sidebar bawah.
Klik toggle untuk switch LIVE → DEV (perlu konfirmasi).
LIVE → DEV: session tetap aktif, halaman reload.
DEV → LIVE: WAJIB login ulang karena alasan keamanan.

Perhatian: Data di DEV adalah sandbox — jangan gunakan untuk transaksi sebenarnya.

⛴️ Input Logbook Harian Kapal

Crew/Karyawan Asset Logbook ~5 menit

▼

Buka menu Tools → Quick Entry Asset Logbook.
Pilih Fleet (kapal) dari combobox di toolbar.
Pilih rentang tanggal, klik Search.
Klik Insert Transaction untuk baris baru.
Isi: Start Time, Finish Time, Activity Category, Engine Status, Fuel data, Remarks.
Double-click baris untuk edit, atau klik Save Transaction untuk simpan semua.

Tip: Kolom Remarks sekarang menampilkan teks panjang dengan auto-wrap.

🛡️ Lapor Observation Card (HSE)

Karyawan Safety ~3 menit

▼

Menu Safety → Observation Card.
Klik Insert untuk laporan baru.
Pilih lokasi, kategori (Unsafe Act/Condition), tingkat severity.
Tuliskan deskripsi singkat dan attach foto bukti.
Submit — sistem broadcast ke HSE officer untuk follow-up.

📦 Lihat Stock Inventory

Karyawan Inventory ~2 menit

▼

Menu Inventory → Stock Position.
Filter berdasarkan warehouse atau item code di toolbar.
Klik baris untuk detail histori transaksi.
Export ke Excel via tombol Export.

🔍 Search & Filter di list page

Karyawan General ~30 detik

▼

Setiap list page punya area filter di toolbar atas.
Pilih kombinasi filter (tanggal, status, kategori), klik Search.
Untuk filter inline di tiap kolom datagrid, ketik di header cell.
Reset dengan klik Refresh/Reload Data.

📊 Export data ke Excel

Karyawan General ~1 menit

▼

Pastikan data di datagrid sudah ter-filter sesuai kebutuhan.
Klik tombol Export (ikon Excel) di toolbar.
File .xls langsung terdownload.

Tip: Untuk dataset besar (>5000 baris), naikkan pageSize dulu sebelum export.

📎 Upload attachment / dokumen

Karyawan General ~2 menit

▼

Pada form yang punya field upload, klik Choose File atau drag-drop ke area Dropzone.
Pastikan ukuran ≤ 10 MB dan ekstensi diizinkan.
Save form — file otomatis ter-upload ke Backblaze.
Preview tersedia setelah save berhasil.

🔔 Notifikasi (bell topbar)

Karyawan Notification ~30 detik

▼

Klik ikon lonceng (bell) di topbar.
Daftar notifikasi muncul — approval pending, broadcast, alert.
Klik notifikasi untuk langsung ke halaman terkait.

🚪 Logout dengan aman

Karyawan Login ~15 detik

▼

Klik foto profil di pojok kanan atas.
Pilih Logout.
Session di-destroy, redirect ke login page.

Wajib logout kalau pakai komputer bersama untuk cegah akses tidak sah.

⛽ Input Fuel Consumption

Karyawan Operation ~3 menit

▼

Menu Fleet & Asset → Fuel Index atau via Quick Entry Logbook.
Isi fuel_remain, fuel_add, transfer, return per fleet.
Save — data otomatis di-aggregate ke dashboard Fuel Cons.

🔍 Buat / Tindak Lanjut Inspection

Karyawan Safety ~5 menit

▼

Menu Safety → Inspection.
Klik Actions → Insert untuk inspection baru.
Pilih lokasi, jenis inspeksi (rutin/khusus), inspektor, dan tanggal.
Isi temuan: kondisi yang ditemukan, severity, foto bukti.
Tentukan Corrective Action dan Preventive Action beserta PIC + due date.
Save — status awal Open. Tutup jadi Closed setelah action selesai.

Tip: Filter status "Open" di toolbar untuk lihat inspeksi yang masih perlu follow-up.

🚨 Lapor Alert Incident Record

Karyawan Safety ~5 menit

▼

Menu Safety → Alert Incident Record.
Klik Insert untuk laporan baru.
Pilih kategori insiden (Near Miss / Property Damage / Injury / dll), severity, lokasi.
Tuliskan deskripsi kronologis, sertakan jam kejadian, korban (jika ada), saksi.
Attach foto/dokumen pendukung.
Submit — incident terkirim ke HSE officer & manajemen untuk investigation.

Wajib: Insiden Near Miss harus dilaporkan dalam 24 jam meski tidak ada kerugian.

📋 Permit To Work (PTW)

Karyawan Safety ~7 menit

▼

Menu Safety → Permit To Work.
Klik Insert sebelum mulai pekerjaan high-risk (panas, ketinggian, confined space, listrik, dll).
Pilih jenis permit, lokasi pekerjaan, durasi rencana.
Isi Risk Assessment & Control Measures sesuai SOP.
Submit untuk approval HSE/Supervisor. Tunggu approve sebelum mulai kerja.
Setelah pekerjaan selesai, Close permit dengan catatan kondisi akhir.

Tip: PTW expired otomatis di end-date. Perpanjang sebelum expired kalau pekerjaan belum selesai.

🗺️ Live Monitoring (CCTV, Weather, Map Tracking)

Karyawan Monitoring ~3 menit

▼

Menu Monitoring → Map View Dashboard untuk lihat semua armada real-time di peta.
Menu Monitoring → Map Asset Live Track untuk track posisi GPS armada.
Menu Monitoring → CCTV PSB 3201 / KAILI IX / KAILI XVIII untuk live stream camera.
Menu Monitoring → Weather Meulaboh untuk forecast cuaca dan kondisi laut.
Klik marker armada di map → popup info detail.

Tip: Refresh otomatis tiap beberapa detik — tidak perlu reload manual.

📤 Import Data Massal via Excel

Karyawan Tools ~5 menit

▼

Menu Barging & Stevedoring → Tools → Import - Shipping / Stevedoring / Asset Log Book.
Download template Excel via tombol Template (kalau tersedia).
Isi data sesuai format kolom — jangan ubah header.
Klik Upload, pilih file Excel yang sudah diisi.
Sistem validasi, tampilkan error per baris jika ada.
Fix error, upload ulang sampai semua valid → klik Save.

Hati-hati: Tanggal harus format DD-MM-YYYY. Kolom Fleet harus match nama di master.

📊 Generate Report (Shipping / Stevedoring / Fuel / Cycle / MV)

Karyawan Report ~3 menit

▼

Menu Barging & Stevedoring → Report → pilih jenis report.
Pilih rentang tanggal, fleet, company di toolbar filter.
Klik Search — data tampil di datagrid.
Review hasil, sortable per kolom.
Klik Export untuk download .xls.

Tip: Report yang sama tersedia juga untuk Cycle Time, MV, dan Attendance di menu yang sama.

⚓ Pandu Kapal (Ship Pilot)

Crew/Operator Operation ~5 menit

▼

Menu Fleet & Asset → Transaction → Pandu Kapal.
Klik Insert untuk catatan pemanduan baru.
Isi kapal, lokasi (in/out port), waktu mulai & selesai pemanduan.
Tambahkan catatan pilot, cuaca, kondisi khusus.
Save — entry akan tampil di laporan operasional.

📚 IMS, Manual Book & Document Management

Karyawan IMS ~3 menit

▼

Menu IMS → IMS Tirta Nusa Group untuk akses dokumen ISO terstruktur.
Menu IMS → Official Letter untuk nomor surat keluar masuk.
Menu IMS → Document Management untuk repository umum.
Menu Fleet & Asset → Management Manual Book untuk manual asset/equipment.
Klik file PDF untuk preview di modal dengan zoom & page navigation.

Info: File berstatus public hanya bisa di-view (tidak bisa download) untuk dokumen ISO.

🔧 Equipment Explorer & Hour Meter

Crew/Karyawan Asset ~5 menit

▼

Menu Fleet & Asset → Master Data → Equipment Explorer untuk lihat semua equipment per kapal.
Menu Fleet & Asset → Master Data → Fleet & Asset Equipment untuk mapping equipment ke kapal.
Menu Fleet & Asset → Transaction → Hour Meter Daily untuk input hour meter harian.
Pilih fleet, tanggal, masukkan reading hour meter setiap engine.
Save — data dipakai untuk predictive maintenance & fuel cons.

📝 Isi Form Dinamis (FormIO Forms)

Karyawan Forms ~5 menit

▼

Menu Forms (icon form di sidebar).
Pilih form yang ditugaskan ke role Anda dari daftar.
Isi semua field wajib (ditandai *).
Klik Submit — data tersimpan dan masuk inbox approver kalau ada workflow.
Cek history submission di tab My Submission kalau ada.

📦 Request Item Baru (Inventory / Biaya) ke Accurate

Karyawan Inventory ~3 menit

▼

Menu Inventory → Master → Inventory & Item.
Klik + New Request. Pilih Jenis Pengajuan (Registrasi Baru / Update / Suspend) dan Database (TNB/STN).
Pilih Tipe Item: Item Inventory (barang fisik) atau Item Baru — Non-Inventory (biaya/jasa).
Isi daftar item — bisa lebih dari satu per request (klik + Add Item): nama item, kategori, UOM 1-3 + rasio.
Part Number boleh dikosongkan — sistem generate kode barang otomatis (format BRG) saat submit.
Isi Alasan Pengajuan (wajib), klik Submit Request.
Request masuk approval Finance — pantau status di grid (Waiting/Approved/Rejected) dan progress push Accurate (kolom n/m).

Info: Anda dapat notifikasi WA + lonceng saat request di-approve/reject, lengkap dengan alasannya.

🏢 Request Vendor / Customer baru ke Accurate

Karyawan Finance ~5 menit

▼

Menu Financial → Transaction → Vendor & Customer.
Klik + Request Vendor atau + Request Customer.
Isi field sesuai formulir: nama, kategori, alamat, telepon, email, NPWP, TOP; vendor juga isi data bank (nama bank, no. rekening, pemilik).
Upload dokumen pendukung (NPWP wajib; NIB, akta, SPPKP, bukti rekening dll sesuai kebutuhan — max 10MB per file).
Isi Alasan Pengajuan, klik Submit Request.
Request menunggu approval Finance — dblclick baris di grid untuk lihat detail + lampiran.